ANALISIS KEBUTUHAN PELATIHAN

About these ads

8 responses to “ANALISIS KEBUTUHAN PELATIHAN

  1. 1. Pengertian Kebutuhan Pelatihan
    Secara umum analisis kebutuhan pelatihan didefinisikan sebagai suatu proses pengumpulan dan analisis data dalam rangka mengidentifikasi bidang-bidang atau faktor-faktor apa saja yang ada di dalam instansi yang perlu ditingkatkan atau diperbaiki agar kinerja pegawai dan produktivitas instansi menjadi meningkat. Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk memperoleh data akurat tentang apakah ada kebutuhan untuk menyelenggarakan pelatihan. Veithzal Rifai (2004) mendefinisikan kebutuhan pelatihan “adalah untuk memenuhi kekurangan pengetahuan, meningkatkan keterampilan atau sikap dengan masing-masing kadar yang bervariasi”. Sementara Suryana Sumantri (2005) mendefinisikan ”kebutuhan pelatihan merupakan keadaan dimana terdapat kesenjangan antara keadaan yang diinginkan dengan keadaan nyata”.
    Mengingat bahwa pelatihan pada dasarnya diselenggarakan sebagai sarana untuk menghilangkan atau setidaknya mengurangi gap (kesenjangan) antara kinerja yang ada saat ini dengan kinerja standard atau yang diharapkan untuk dilakukan oleh si pegawai, maka dalam hal ini analisis kebutuhan pelatihan merupakan alat untuk mengidentifikasi gap-gap yang ada tersebut dan melakukan analisis apakah gap-gap tersebut dapat dikurangi atau dihilangkan melalui suatu pelatihan. Selain itu dengan analisis kebutuhan pelatihan maka pihak penyelenggara pelatihan (HRD atau Divisi Training) dapat memperkirakan manfaat-manfaat apa saja yang bisa didapatkan dari suatu pelatihan, baik bagi partisipan sebagai individu maupun bagi perusahaan.
    Jika ditelaah secara lebih lanjut, maka analisis kebutuhan pelatihan memiliki beberapa tujuan, diantaranya adalah:
    1. memastikan bahwa pelatihan memang merupakan salah satu solusi untuk memperbaiki atau meningkatkan kinerja pegawai dan produktivitas Instansi/lembaga
    2. memastikan bahwa para partisipan yang mengikuti pelatihan benar-benar orang-orang yang tepat
    3. memastikan bahwa pengetahuan dan keterampilan yang diajarkan selama pelatihan benar-benar sesuai dengan elemen-elemen kerja yang dituntut dalam suatu jabatan tertentu
    4. mengidentifikasi bahwa jenis pelatihan dan metode yang dipilih sesuai dengan tema atau materi pelatihan
    5. memastikan bahwa penurunan kinerja atau pun masalah yang ada adalah disebabkan karena kurangnya pengetahuan, ketrampilan dan sikap-sikap kerja; bukan oleh alasan-alasan lain yang tidak bisa diselesaikan melalui pelatihan
    6. memperhitungkan untung-ruginya melaksanakan pelatihan mengingat bahwa sebuah pelatihan pasti membutuhkan sejumlah dana.
    Secara garis besar dapat dikatakan bahwa kebutuhan pelatihan adalah selisih antara pengetahuan, sikap dan keterampilan yang diharapkan/diminta dengan pengetahuan, sikap dan keterampilan yang telah dimiliki oleh seseorang atau selisih antara prestasi yang diminta dengan prestasi yang telah dicapai.

    2. Berbagai Pendekatan Identifikasi Kebutuhan Pelatihan
    a. Pendekatan berbasis politis, Pendekatan ini lebih banyak mengedepankan faktor “pengaruh” dan “kekuasaan” dimana kebutuhan pelatihan dilihat sebagai upaya untuk kepentingan pengaruh dan kekuasaan politis.
    b. Pendekatan Identifikasi Kebutuhan Pelatihan Sistematis, Penjajagan kebutuhan pelatihan secara sistematis didasarkan pada persyaratan tugas yang dibebankan. Persyaratan tugas menentukan kebutuhan jenis pelatihan yang harus dilakukan, yang pada gilirannya persyaratan tugas tersebut ditentukan oleh kebutuhan untuk mencapai tujuan lembaga atau tujuan organisasi.
    c. Pendekatan Berbasis Pengembangan Kelembagaan, Salah satu latar belakang pendekatan kelembagaan ini berdasarkan pada teori dalam Psikologi Sosial, dengan memberikan penekanan khusus pada Dinamika Kelompok Kerja.
    d. Pendekatan Berbasis Administratif, Pendekatan administratif melihat identifikasi kebutuhan pelatihan hanyalah untuk mengisi berbagai persyaratan dan kelemahan dalam bidang administratif.
    e. Pendekatan Berbasis Kesejahteraan, Pendekatan ini tidak umum untuk kalangan swasta, tetapi pendekatan ini banyak diterapkan di lembaga-lembaga atau instansi pemerintah. Bagi mereka kebutuhan pelatihan dilihat sebagai situasi dimana seseorang dapat mengikuti pelatihan agar supaya memperoleh kualifikasi lebih baik. Pendekatan ini harus memperhatikan aspek nilai dasar, tujuan, Penekanan Kegiatan, Kelebihan & Kekurangan.
    3. Metoda & Teknik Identifikasi Kebutuhan Pelatihan
    Banyak metoda dan teknik yang dapat dipergunakan untuk mengumpulkan dan menghimpun informasi dan data untuk identifikasi kebutuhan pelatihan. Metoda dan teknik tersebut antara lain meliputi:
    a. Metoda Wawancara atau Interview;
    b. Metoda Kuesioner/Angket;
    c. Metoda Skala;
    4. Faktor-faktor penentu analisis kebutuhan pelatihan pegawai
    Analisis kebutuhan pelatihan Menurut Johanes Papu (2002) seyogyanya mencakup kedua area menyangkut manusia (adanya gap antara pengetahuan, ketrampilan dan sikap yang ada dengan yang diharapkan) dan organisasi/Instansi/lembaga (rencana dan tujuan perusahaan, SAP, manfaat pelatihan). Oleh karena itu data yang harus dikumpulkan mencakup beberapa faktor sebagai berikut:
    a. Alasan; Instansi/lembaga adalah suatu sistem. Artinya di dalam Instansi/lembaga terdapat beberapa divisi atau bagian yang saling berhubungan satu dengan yang lain. Dengan adanya berbagai divisi tersebut maka kebutuhan akan pelatihan dapat berbeda-beda antara divisi yang satu dengan yang lain. Oleh karena itu, pada tahapan ini perancang program pelatihan (baca: Training Manager/Officer yang mewakili HRD atau Divisi Training) dituntut untuk benar-benar jeli dalam melihat kebutuhan yang ada.
    b. Peserta; Satu hal yang sangat krusial dalam suatu pelatihan adalah menentukan siapa yang menjadi peserta pelatihan tersebut. Peserta yang dimaksudkan dalam konteks ini adalah mencakup partisipan dan juga trainer/facilitator dari pelatihan tersebut.
    c. Pekerjaan; Data atau informasi yang berhubungan dengan aspek pekerjaan yang harus dikumpulkan dan dianalisis mencakup hal-hal seperti: jenis pekerjaan (jabatan) apa yang sedang di review dan apa fungsi utama pekerjaan (jabatan) tersebut, apa saja kompetensi yang dibutuhkan untuk dapat melaksanakan pekerjaan secara optimal, apa standard kinerja yang harus dipenuhi oleh pegawai, apakah pegawai sudah memenuhi standard kinerja yang diharapkan.
    d. Materi ; Hal yang mendasar untuk diketahui dalam menentukan materi yang akan dirancang dalam sebuah program pelatihan adalah apakah materi yang akan diberikan merupakan suatu hal yang bersifat essential atau tidak.
    e. Dukungan ; Dukungan tersebut adalah berupa komitmen dari para manager atau supervisor untuk menciptakan suasana yang kondusif bagi para partisipan untuk dapat menerapkan apa yang telah mereka pelajari dalam pelatihan.
    f. Biaya ; Sekecil apapun kegiatan pelatihan pasti membutuhkan dana. Oleh karena itu amat penting untuk menghitung untung rugi dari pelaksanaan suatu pelatihan.
    g. Memilih Metode; Sebelum menentukan metode yang akan digunakan dalam pengumpulan data, maka perlu dipikirkan sumber-sumber data yang bisa digunakan untuk mengidentifikasi kebutuhan pelatihan. Sumber-sumber data tersebut diantaranya adalah: Riset atau survey (critical incidents research, working climate survey, customer service survey, dsb), Penilaian kinerja (performance appraisal), Perencanaan karir pegawai, Perubahan prosedur kerja dan perkembangan teknologi, Perencanaan SDM

    B. Kondisi Objektif di Program Studi
    Selanjutnya untuk mengetahui lebih jelas tentang kondisi organisasi Program studi Manajemen Perkantoran maka berikut ini akan di uraikan secara lebih rinci dan lengkap sebagai berikut :
    1. Kepemerintahan (Tata Pamong)
    Gambar 1. Struktur

    a. Personal beserta Fungsi & Tugas Pokoknya:
    Keadaan personalia yang menggambarkan fungsi dan tugas pokoknya dapat dilihat pada tabel 1.

    Tabel 1
    Personil beserta Fungsi & Tugas Pokoknya

    b. Mekanisme Tata Pamong
    a) Proses Perencanaan
    Proses perencanaan tata pamong dilakukan melalui tahapan identifikasi dan analisis permasalahan, yang secara empirik dirasakan sebagai kebutuhan dalam kehidupan organisasi program studi perkantoran. Proses identifikasi dan analisis ini meliputi : Identifikasi dan analisis permasalahan bidang pendidikan dan akademik, Identifikasi dan analisis permasalahan bidang kemahasiswaan, Identifikasi dan analisis permasalahan bidang administrasi umum, Identifikasi dan analisis permasalahan bidang TPS, Identifikasi dan analisis permasalahan bidang laboratorium, Identifikasi dan analisis permasalahan ketatausahaan.
    b) Proses pengorganisasian.
    Proses pengorganisasian dilakukan dengan cara memformulasikan dan mengklasifikasikan permasalahan sesuai dengan karakteristik setiap bidang kegiatan yang ada pada struktur kepemerintahan program studi perkantoran.
    c) Motivasi
    Proses motivasi dilakukan dengan cara memberikan peluang yang sebesar-besarnya kepada setiap bidang untuk mengembangkan kreativitasnya masing-masing sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya.
    d) Pengendalian :
    Proses pengendalian dilakukan dengan cara meminta laporan pertanggung jawaban dari masing-masing bidang. Laporan pertanggung jawaban tersebut diberikan pada awal kegiatan, ketika kegiatan sedang berlangsung, dan di akhir kegiatan, kemudian dibahas dalam rapat program.

    2. Sumber Daya Manusia
    a. Pengelolaan SDM
    Jumlah dosen tetap yang mengajar di program studi sebanyak 32 orang dan dosen tidak tetap dari program lain sebanyak 2 orang. Kualifikasi dosen telah sesuai dengan bidang studi yang diajarkan. Program Pendidikan Manajemen Perkantoran Jurusan Pendidikan Ekonomi FPIPS UPI memiliki 3 orang Dosen Guru Besar, 8 orang Doktor, 17 orang lulusan Magister (S2) baik Kependidikan dan Non Kependidikan, dengan 4 orang sedang mengikuti S3 di UNPAD, dan 6 orang lulusan S1, seluruhnya sedang mengikuti program S2 di UNPAD dan UPI. Secara rinci dapat dilihat pada tabel 2 :

    Tabel 2
    Ketersediaan Dosen, Tenaga Administrasi, Teknisi, dan Pendukung

    Jabatan akademik tertinggi adalah guru besar, dan terendah adalah asisten ahli. Staf administrasi untuk tingkat program studi berjumlah 1 orang, dengan tingkat pendidikan SMU/SMKK. Tenaga pengajar direkrut berdasarkan kualifikasi yang dibutuhkan untuk mengajar maupun kualifikasi yang sesuai dengan visi program studi. Rekrutmen dilakukan melalui tes potensi akademik, tes kepegawaian dan psikotes, serta tes wawancara. Tes dilakukan di tingkat universitas, jurusan, dan program studi.
    Pembinaan karir para pegawai dilakukan secara integral oleh institut melalui: pengusulan kenaikan jabatan akademik ke DIKTI melalui penetapan sistem pengurusan jenjang karir yang transparan dan mudah, pengkaderan dosen muda dalam pelbagai kegiatan, pemberian insentif atau penghargaan sesuai dengan hak dan kewajiban, pangkat/jabatan, prestasi/kreatifitas/prakarsa dalam kegiatan perwujudan Tridharma, penciptaan suasana kerja dan budaya kerja yang kondusif dengan mengikuti sistem tata nilai Silih Asih-Asah-Asuh, peningkatan kualitas menulis akademik, penelitian dan pengabdian masyarakat dengan menyediakan wadah “Jurnal Manajerial: Jurnal Manajemen dan Sistem Informasi” untuk tingkat program studi, mengikutsertakan dosen dalam kegiatan seminar nasional, internasional, semilok, penataran, pelatihan, kursus, dan lokakarya, serta mendorong dosen untuk melanjutkan studi ke jenjang S2, S3, dan penelitian pasca doktoral (post doctoral research).
    Tabel 3
    Analisis SWOT untuk Sumber Daya Manusia
    Kekuatan
    • Kualifikasi dan kompetensi dosen yang sesuai dengan kebutuhan program studi.
    • Dukungan sistem kepegawaian, budaya dan lingkungan kerja yang kondusif. Kelemahan
    • Pendanaan pembinaan dosen dan pegawai yang kurang memadai.
    • Pembinaan dosen yang kurang terjadwal secara sistematis dan kurang konsisten.
    • Belum optimalnya pemberdayaan potensi SDM
    Peluang
    • Penentuan jenjang kepangkatan akademik serta sistem penghargaan atas dasar merit system yang kelak akan lebih diberlakukan dalam kerangka UPI BHMN. Ancaman
    • Cepatnya perkembangan IPTEK tidak sesuai dengan kemampuan SDM untuk mengikutinya.
    • Adanya tawaran pekerjaan dari institusi lain yang lebih menarik.

    Untuk mendukung pembinaan sumber daya manusia, sejumlah aturan tentang hak dan kewajiban, kode etik, peraturan serta sanksi telah disediakan oleh negara negara; para pegawai UPI sebagai pegawai negeri. Sejumlah peraturan yang diberlakukan terkait dengan perwujudan Tridharma, seperti: sanksi pelanggaran indisipliner lalai mengajar/tidak melaksanakan tugas mengajar dalam bentuk teguran lisan dan tulisan, melakukan plagiat karya tulis ilmiah dalam bentuk teguran lisan, melakukan pungutan liar sanksi teguran lisan, sanksi atas kasus berat/ skandal yang mencoreng institusi, program studi, dan atau individu tertentu beberapa diantaranya adalah penangguhan kenaikan pangkat, penurunan pangkat atau pemberhentian sebagai pegawai negeri. Dalam kerangka UPI BHMN, rektorat mengeluarkan sejumlah kode etik tentang penjaminan standar mutu akademik yang dibuat oleh Satuan Penjamin Mutu (SPM) UPI BHMN.

    C. Keadaan Kompetensi Setiap Pegawai
    Setelah diidentifikasi, secara naratif telah ditunjukkan kondisi nyata organisasi pada Program Studi Manajemen Perkantoran sampai dengan tahun 2005, maka untuk menganalisa kebutuhan pelatihan apa yang bisa diterapkan pada setiap pegawai, perlu dipetakan peta kompetensi masing-masing pegawai berdasarkan tingkat pendidikan dan keterampilan yang telah dimiliki. Gambaran tersebut dapat dilihat pada tabel matrik kompetensi pegawai di bawah.
    Melalui matrik tersebut akan terlihat peta kompetensi dan kompetensi yang dimiliki oleh setiap pegawai. Dari sana juga dapat diperoleh gambaran tentang proyeksi jabatan atau kedudukan dalam instansi. Disamping itu juga dideskripsikan tentang kompetensi yang diharapkan. Dari uraian ini bisa di analisa bahwa terdapat kesenjangan atau gap, antara tuntutan jabatan dengan kompetensi nyata yang dimiliki oleh setiap pegawai.
    Informasi ini akan dilanjutkan pada penilaian kerja pada setiap pegawai. Penilaian kerja ini diharapkan dapat memberikan gambaran/informasi tentang alternatif tindakan, terhadap faktor kekurangan atau kesenjangan yang terjadi antara tuntutan karir atau jabatan dengan potensi atau kompetensi yang dimiliki setiap pegawai. Melalui informasi yang komprehensif ini akan menentukan analisa bentuk pelatihan atau pendidikan tambahan yang sesuai dengan setiap karyawan.
    Analisa pelatihan ini dilakukan berdasarkan data dan informasi yang disajikan di atas dengan merujuk tinjauan teori yang dibahas pada bagian sebelumnya. Keterpaduan antara data dan teori ini merupakan dasar yang jelas dalam menentukan analisa kebutuhan pelatihan dan bahkan untuk kepentingan analisa jabatan lebih lanjut. Melalui prosedur inilah dimungkinkan akan diperoleh pegawai yang handal, pegawai yang memiliki kesesuaian antara bidang kerja dengan kemampuan individu dengan baik, sehingga dapat mendukung profesionalitas kerja pada setiap pegawai.

    Tabel 4
    Matrik Kompetensi Setiap Pegawai Program Studi Manajemen Perkantoran

    D. Analisa Kebutuhan Pelatihan Pegawai
    Berdasarkan matrik kompetensi setiap pegawai pada program studi Manajemen Perkantoran di atas, maka untuk mendapatkan bentuk pelatihan yang sesuai dengan kondisi pegawai yang ada, analisa kebutuhan harus dilakukan detail sesuai dengan karakteristik setiap pegawai. Pada hakekatnya analisa kebutuhan pelatihan ini secara operasional akan menjadi pedoman dan petunjuk bagi pembuat keputusan atau pimpinan dalam mengarahkan bentuk kegiatan pelatihan yang cocok pada setiap karyawan. Produk akhirnya adalah daftar atau list kebutuhan pelatihan pegawai dalam jangka waktu tertentu. Daftar ini akan menjadi catatan induk mengenai perkembangan karir setiap pegawai.
    Dari matrik kompetensi setiap pegawai dapat diketahui indikasi adanya gap atau kesenjangan yang amat mencolok. Kesenjangan tersebut secara nyata di atas menunjukan adanya kesenjangan atau gap pada kompetensi ideal dengan kompetensi riil. Adanya gap tersebut selanjutnya menjadi dasar dan alasan konkret untuk menentukan jenis dan bentuk pelatihan apa yang diperlukan. Selain dasar tersebut untuk memperkuat content atau materi substansial pada jenis pelatihan yang akan dijalankan harus merujuk pada uraian konseptual atau teoritis pada bagian sebelumnya. Termasuk juga berkaitan dengan aspek pelaksanaan pelatihan yang akan dijalankan juga harus merujuk pada uraian teori di atas.
    Selanjutnya secara operasional analisa kebutuhan pelatihan dapat dipetakan dalam bentuk matrik tabel analisa kebutuhan pelatihan pegawai pada program Studi Manajemen Perkantoran. Adapun bentuk konkretnya dapat dilihat pada tabel sebagai berikut :
    Table 5
    Matrik di atas memberikan kejelasan tentang kebutuhan pelatihan apa yang diperlukan, sesuai dengan karakteristik setiap pegawai. Berdasarkan matrik tersebut maka bentuk pelatihan yang diperlukan adalah : Komputer, IT, Bahasa Inggris, teknik mengajar, keterampilan administrasi, SIM.

    E. Kesimpulan

    Berdasarkan uraian di atas, secara sistematis telah diungkapkan bahwa untuk mendapatkan pegawai yang berkualitas harus melalui tahapan yang cukup panjang. Salah satunya adalah melalui pelatihan. Untuk menetapkan suatu bentuk pelatihan yang tepat sesuai dengan sasaran maka perlu dilakukan analisis kebutuhan pelatihan.
    Analisis kebutuhan pada dasarnya adalah proses mengidentifikasi kebutuhan, dan berbagai pertimbangan berkaitan dengan pelatihan yang akan dijalankan.
    Analisa kebutuhan pelatihan harus dilakukan dengan benar, maka harus memenuhi kaidah-kaidah teoritis bagaimana analisa kebutuhan dilakukan. Secara operasional melakukan analisis kebutuhan yang tepat harus dilandasi kajian teoritis dan mempertimbangkan kondisi yang sebenarnya terjadi di dunia pelatihan.
    Analisa kebutuhan pelatihan akan menampilkan informasi tentang kesenjangan antara tuntutan jabatan, dan kompetensi secara nyata pada setiap pegawai. Melalui analisis ini diharapkan akan menemukan titik temu antara tuntutan dunia kerja atau jabatan dengan kondisi riil yaitu kemampuan pegawai secara riil.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s