manajemen kearsipan

2 responses to “manajemen kearsipan

  1. RUANG LINGKUP KEARSIPAN
    Setiap pekerjaan di perkantoran memerlukan data dan informasi. Salah satu sumber data adalah arsip, karena arsip adalah bukti rekaman dari kegitan atau transaksi mulai dari kegiatan awal, sampai pada kegiatana pengambilan keputusan. Dalam pengambilan keputusan, arsip sebagai data diolah menjadi informasi untuk menyesuiakan keputusan yang akan diambil. Manajemen kearsipan adalah pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian, dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan, dan pemusnahan.
    a. Pengertian arsip
    Dalam UU No. 7 tahun 1971, arsip adalah : Naskah-naskah yang dibuat oleh lembaga dan badn pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam bentuk tunggal maupun kelompok dalam rangka kegiatan pemerintahan. Naskah yang dibuat dan diterima oleh badan swasta atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam bentuk tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupana berbangsa.
    Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan berbangsa pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam administrasi negara. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam penyelengaraan administrasi negara dan disimpan di Arsip Nasional (ARNAS). Arsip otentik adalah arsip yang diatasnya terapat tanda tangan asli dengan tinta, sebagai tanda keabsahan dari arsip yang bersangkutan. Arsip tidak otentik adalah arsip yang berupa foto copy, film, mikro film, print out dll yang tanpa disertai tanda tangan dengan tinta asli. Arnas adalah lembaga pemerintah yang bertugas menyimpan, menyelamatkan, mengolah dan menyediakan arsip statis sebagai bukti seluruh pertnggung jawaban pemerintah maupun bangsa.
    b. Ruang lingkup kegiatan
    Setiap kehidupan manusia, disitu pasti akan ada arsip, dan ciri kehidupan manusia modern yaitu manusia yang kegiatanya dibantu dengan informas dari berbagai media dan salah satunya adalah arsip. Penataan arsip dapat dilakukan secara manual maupun modern, yang penting pengelolaan yang benar pada arsip akan memudahkan penemuan kembali pada saat diperlukan. Ruang lingkup pekerjaan kearsipan sangat luas, yaitu bagaimana menyediakan arsip yang menunjang kegiatan kelancaran administrasi yang meliputi perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan.
    c. Arsip dan sistem informasi manajemen
    Sistem informasi manajamen/SIM adalah sistem yang mengintegrasikan berbagai jenis data dan informasi mengenai berbagai macam kegiatan perkantoran dalam rangka membantu pimpinan atau manajemen melakukan kegiatan pengambilan keputusan. Sistem adalah suatu mekanisme yang mengatur data dan informasi mulai dari pengumpulan, pemilihan, pengolahan, penyimpanan, penemuan kembali, penyajian, pendistribusian kepada paran manejemen atau pengambil keputusan. Atau secara sederhana SIM adalah sistem yang dapat menghasilkan informasi yang siap untuk dipergunakan oleh manajemen dalam mengambil keputusan.
    d. Pengorganisasian arsip
    Dalam proses pengorgganisasian arsip, disebut File aktif dan inaktif. File aktif adalah file yang berisikan data yang masih aktif dan sangat diperlukan dalam pekerjaan. File inaktif adalah file yang berisi data dan diperlukan dalam melaksanakan kegiatan tetapi frekuensi penggunaanya jarang diperlukan. Dalam sistem pengorganisasian arsip, terdapat sistem sentralisasi, desentralisasi, dan kombinasi.
    Sentralisasi dalah sistem pengorganisasian arsip yang di pusatkan pada suatu unit kerja khusus yang disebut sentral arsip. Desentralisasi adalah sistem pengolahan arsip dilakukan oleh masing-masing uni kerja sesuai dengan ketentuan organisasi yang bersangkutan atau unit kerja bebas mengolah kearsipanya sesuai dengan kemapuan masing-masing. Kombinasi adalah sistem yang digunakan dalam mengolah arsip untuk menjawab kelemahan sistem sentralisasi dan sistem kombinasi. Sistem ini mengelola arsip menjadi dua bagian, yaitu untuk arsip aktif dikelola dan di tempatkan di unit kerja masing-masing, sedangkan untuk arsip inaktif di dikelola di sentral arsip sesuai dengan jadual pemindahan arsip (JRA)

    BAB II
    MENGINDEKS DAN MENGABJAD

    Mengindeks adalah menentukan urutan unit-unit atau bagian-bagian kata tangkap yang akan disusun menurut abjad. Kata tangkap bisa berupa nama orang, nama badan, nama tempat, istilah subjek, angka, yang semuanya tergantung pada sistem penyimpanan yang diterpkan. Nama selalu disisipkan di label map sebagai pengenal untuk sistem penyimpanan menurut abjad. Istilah nama dalam kearsipan dipakai pada nama orang dan nama badan-badan (korporasi). Nama lengkap terdiri dari nama depan (first name), nama tengah (middle name), dan nama akhir (last name).
    a. Peraturan mengindeks
    Pengaturan mengindeks terdiri dari 20 yang digunakan secara universal.
    • Nama orang
    Nama orang diindeks berdasarkan urutan : nama belakang, nama depan dan nama tengah. Untuk nama Cina dan Korea, urutanya tetap karena nama keluarga mereka terletak di depan. Beberapa contoh :
    Benny tengker Tengker benny
    Adnan Buyung Nassution Nasution Adnan Buyung
    Liem Swie King Liem swie King

    • Mengabjad
    Adalah menyusun kata-kata dan nama yang sudah diindeks menjadi urutan abjad latin, dengan cara membandingkan unit pertama masing-masing, huruf demi huruf. Contoh :
    Ira Tarida Hutauruk Hutauruk Ira Tarida
    Ira Farida Hutauruk Hutauruk Ira Farida
    Ira Roida Hutauruk Hutauruk Ira Roida
    • Nama tunggal dan singkatan
    Nama tunggal di dalam urutan abjad mendahului nama tunggal lain yang sama yang mempunyai singkatan, singkatan mendahului kepanjanganya. Nama tunggal yang pendek menahului nama tunggal yang lebih panjang. Contoh:
    S. Soeharto Soeharto S.
    Sigit Soeharto Soeharto Sigit
    • Awalan nama keluarga
    Awalan nama keluarga dalam mengindeks tidak terpisah dari nama keluarganya sebagai unit pertama. Contoh :
    Bartje Van Houtten Van Houten Bartje
    George St. John Saint John george
    John Mc. Enroe Mac Enroe John
    b. Praktek mengindeks
    • Nama perusahaan
    Indeks dari nama perusahaan yang bukan berasal dri nama orang, atau jika dari nama orang akan tetapi tidak ditulis secara lengkap, ditulisakan seperti urutan semmula. Contoh :
    Toko waringin Kencana Waringin Kencana Toko
    Tuty Beauty Salon Tuty Beauty Salon
    Dian Electronic Dian electronic
    • Nama perusahaan dari nama orang
    dalam mengindeks nam perusahaan yang berasala dari nama orang ditulisakan seperti pada peraturan 1. Contoh :
    PT Dian Wijaya Wijaya Dian PT
    Mila Diah Ayu & Ass. Ayu Mila Diah (&) Associates
    • Kata sandang “The
    Kata sandang ‘the dalam mengindeks ditulis dalam kurung, tetapi waktu mengabjad tidak perlu dilakukan. Contoh :
    Andrew The Bakery Andrew (the) Bakery
    • Nama dengan tanda hubung
    Kata atau nama yang disatukan dengan tanda hubung dianggap sebagai satu unit, dan indeksnya menjadi satu unit. Contoh :
    Buss-Truck Renntal Buss-Truck Renntal
    John Lee-Barry Lee-Barry John
    • Singkatan
    Singkatan nama diabjad sesuai dengan kepanjanganya, semua ditulisakan dala satu unit. Huru-huruf yang bukan sigkatan diindeks dalam bentuk huruf yang berdiri sendiri sebagai unit. Contoh :
    Toko Buku ABC A B C Toko Buku
    ASEAN ASEAN
    • Bentuk usaha dan kata sambung
    Bentuk usaha yang terdiri dari kata ganda diindeks sebagai unit. Contoh :
    PT Waringin Kencana Waringin Kencana PT
    Toko Buku Gunug Agung Gunung Agung Toko Buku
    • Kata majemuk
    Penulisan kata majemuk yang terdiri dari dua suku kata baik dalam bahasa inggris ataupun indonesia disesuaikan dengan kosa kata bahasa. Contoh :
    Airport Airport
    Lapangan terbang Lapangan Terbang
    • Nama tempat ganda
    Nama tempat ganda diindeks dalam satu unit tanpa memperhitungkan apakah berasal dari bahasa indonesia atau bahasa inggris. Contoh :
    The New York time Pers New York Times Corporation (The)
    Kuala Lumpur Bank Kuala Lumpur Bank
    • Gelar dan Pangkat
    Gelar dan pangkat dibedakan menjadi empat yaitu : Kesarjanaan, Kebangsawanan, Keagamaan, dan Kepangkatan. Didalam indeks, gelar atau pangkat bukan unit dan ditulis dalam kurung dari unit terakhir. Contoh :
    Prof. Dr. Emil Salim Salim Emil (Prof. Dr.)
    K. H. Ahmad Thahir Thahir Ahmad (K. H.)
    • Kepunyaaan
    Dalam Bahasa inggris, tanda kepunyaan ditandai dengan huruf ‘s. Sedangkan kata yang berakhiran ‘s cukup ditandai dengan apostrof saja.
    • Badan pemerintah pusat dan kepanitiaan
    Badan pemerintah pusat/departemen dan non departemen serta lembaga tinggi negara diindeks melaui nama negara diikuti lembaga/instansi yang lebih rendah. Jenis pemerintahan dan tingkat instansi ditempatkan dalam kurung sebagai bukan unit. Nama-nama kepanitiaan diindeks sebagai nama kepanitiaan sesuai dengan unit sesuai dengan peraturan mengindeks yang berlaku
    • Badan pemerintah daerah dan perguruan tinggi
    Nama badan pemerintah daerah diindeks menurut ama daerah, diikuti tingkat daerah yang bersangkutan, seterusnya dari yang tertinggi sampai yang terendah dengan masing-masing tingkat ditempatkan dalam tanda kurung. Jenis perguruan tingggi ditulis dibelakang nama dalam indeks.
    • Angka
    Angka yang terdapat dalam indeks ditulis dengan huruf sesuai bahasa yang bersangutan, dan berdiri sebagai satu unit.
    • Nama sama
    Apabila terdapat nama yang sama dalam indeks, tetapi memiliki alamat kota yang berbeda, makan nama tersebut diindeks menurut nama kota. Dan jika terdapat nama kota yang sama maka diindeks menggunakan nama jalan yang bersangkutan.

    • Nama bank dan nama sekolah
    Nama bank dan sekolah diindeks menurut nama kota kemudian diikuti nama sekolah/ bank dalam tanda kurung sebagai unit terakhir.
    • Gelar Nyonya
    Nama yang mengandung gelar, indeksnya adalaha menurut peraturan dan gelar nyonya ditulis dibelakan unit terakhir dalama tanda kurung.
    c. Pemakaian perturan
    Peraturan mengindeks tidak hanya berlaku bagi penyimpanan surat sistem abjad, tetapi juga pada istem numerick, geografis, dan subjek, karena pengaturan mengindeks diperlukan untuk memberikan judul label (kata tangkap) dari map (folder). Map kemudian disusun sesuai dengan abjad dan kelompok sistem yang dipakai. Selain itu, pengaturan mengindeks dipakai pada penataan kartu (filing kartu) atau formulir lain dalam bentuk warkat.
    d. Penunjuk silang (cross-reference)
    Penunjuk silang adalah petunjuk yang terdapat pada tempat penyimpanan yang berfungsi untuk menunjukkan tempat (map) dari suatu dokumen/ warkat. Penunjuk silang pada penyimpanan arsip memiliki kelemahan yaitu menambah beban kerja dan waktu serta penggunaan penunjuk silang yang berlebihan akan menambah keruwetan. Untuk itu, pemakaian penunjuk silang hanya pada arsip yang benar-benar memerlukanya.
    e. Praktek penemuan kembali
    Penemuan kembali arsip/ warkat adalah cara mencari arsip yang telah ada dengan menggunakan petunjuk judul arsip disesuaikan dengan peraturan indeks yang akan tertulis di map/ filing arsip.
    f. Praktek penunjuk silang
    Pembuatan penunjuk silang pada filing, menyesuaikan abjad nama file yang tersimpan dalam map, sehingga file akan tersimpan dan tersusun sesuai dengan abjad untuk memudahkan penemuan kembali.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s