Penelitian Manajemen Kearsipan

2 responses to “Penelitian Manajemen Kearsipan

  1. BAB II
    PROFIL LEMBAGA
    Tahun 1967 merupakan suatu periode yang sangat penting bagi Arsip Nasional, karena berdasarkan Keputusan Presiden 228/1967 tanggal 2 Desember 1967, Arsip Nasional ditetapkan sebagai lembaga pemerintah non departemen yang bertanggungjawab langsung kepada Presiden. Sementara anggaran pembelanjaannya dibebankan kepada anggaran Sekretariat Negara.
    Penetapan Arsip Nasional sebgai lembaga pemerintah non departemen diperkuat melalui Surat Pimpinan MPRS No. A.9/1/24/MPRS/1967 yang menegaskan, bahwa Arsip Nasional sebagai aparat teknis pemerintah tidak bertentangan dengan UUD 1945, bahkan merupakan penyempurnaan pekerjaan di bawah Presidium Kabinet. Dengan status baru tersebut, maka pada tahun 1968 Arsip Nasional berusaha menyusun pengajuan sebagai berikut;
    1. Mengajukan usulan perubahan Arsip Nasional menjadi Arsip Nasional RI
    2. Mengajukan usulan perubahan Prps No.19/1961 menjadi Undang-undang tentang Pokok-pokok Kearsipan
    Sejak dilantiknya Drs. Oman Syahroni, Msi. Tanggal 3 Juni 2003, melalui Keputusan Presiden Nomor 74/M/2003, Menggantikan DR. Mukhlis PaEni, Arsip Nasional Republik Indonesia mengembangkan Program Sistem Pengelolaan Arsip Berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi (SiPATI) yaitu aplikasi pengelolaan arsip dinamis secara elektronik sesuai dengan trend perkembangan globalisasi informasi dimana hampir seluruh unit di kantor Pemerintah maupun Swasta telah menggunakan perangkat komputer. SiPATI ini telah di aplikasikan dibeberapa instansi Pemerintah Pusat.
    Pada tanggal 6 Juli 2004 Drs. Djoko Utomo, MA dilantik menjadi Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia berdasarkan Keputusan Presiden Nomor 87/M/2004, tanggal 21 Juni 2004. Dalam masa kepemimpinannya Djoko Utomo, sebagai Kepala ANRI yang dibesarkan di lingkungan ANRI berusaha mewujudkan Visi dan Misi ANRI dengan berbagai program yang benar-benar disesuaikan dengan perkembangan globalisasi dan kebutuhan yang ada di lingkungan ANRI.
    Peningkatan Kualitas Sumber Daya Manusia (SDM) tidak hanya dilakukan di luar negeri saja, tetapi dilakukan juga di ANRI yaitu dengan memberikan kursus-kursus yang dapat meningkatkan pengetahuan pegawai sehingga bisa memberikan pengabdian terbaik kepada masyarakat sesuai dengan tugas dan fungsi ANRI. Pengolahan dan pemeliharaan arsip-arsip statis tetap dilaksanakan dan ditingkatkan sambil terus mendorong dilaksanakannya program-program lain seperti program Citra Daerah, Citra Nusantara maupun program lainnya seperti program Sistem Informasi Jaringan Kearsipan Nasional. Syiar lembaga ANRI dan kearsipan pun terus dilakukan terutama melalui media, baik cetak maupun elektronik. Dengan demikian diharapkan masyarakat mengetahui tugas dan fungsi ANRI yang pada akhirnya nanti akan menimbulkan kesadaran masyarakat untuk memelihara arsip nya.

    a. Struktur Organisasi

    b. Visi dan Misi
    Visi
    ”Menjadikan arsip sebagai simpul pemersatu bangsa”.
    Misi
     Memberdayakan arsip sebagai tulang punggung manajemen pemerintahan dan pembangunan;
     Memberdayakan arsip sebagai bukti akuntabilitas kinerja aparatur;
     Memberdayakan arsip sebagai alat bukti sah di pengadilan;
     Melestarikan arsip sebagai memori kolektif dan jati diri bangsa serta bahan bukti pertanggungjawaban nasional;
     Menyediakan arsip dan memberikan akses kepada publik untuk kepentingan pemerintahan dan kemasyarakatan demi kemaslahatan bangsa.
    Kedudukan
    Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) adalah Lembaga Pemerintah Non Departemen (LPND) yang berkedudukan di bawah dan bertanggungjawab kepada Presiden.
    Tugas
    Melaksanakan tugas pemerintahan di bidang kearsipan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
    Fungsi
     Pengkajian dan penyusunan kebijakan nasional di bidang kearsipan;
     Koordinasi kegiatan fungsional dalam pelaksanaan tugas lembaga;
     Fasilitasi dan pembinaan terhadap kegiatan instansi pemerintah di bidang kearsipan;
     Penyelenggaraan pembinaan dan pelayanan administrasi umum di bidang perencanaan umum, ketatausahaan, organisasi dan tata laksana, kepegawaian, keuangan, kearsipan, hukum, persandian, perlengkapan dan rumah tangga.

    Kewenangan
     Penyusunan rencana nasional secara makro di kearsipan;
     Penetapan dan penyelenggaraan kearsipan nasional untuk mendukung pembangunan secara makro;
     Penetapan sistem informasi di bidang kearsipan;
     Kewenangan lain yang melekat dan telah dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku yaitu:
    1) Perumusan dan pelaksanaan kebijakan tertentu di bidang kearsipan;
    2) Penyelamatan dan pelestarian arsip serta pemanfaatan naskah sumber arsip

    BAB III
    LAYANAN JASA KEARSIPAN ANRI
    Konsultasi kearsipan
    Melayani konsultasi untuk membantu menyelesaikan permasalahan kearsipan, sejak dari tata persuratan, pengurusan surat, pengelolaan arsip aktif, penanganan arsip inaktif sampai dengan penyusutan arsip/dokumen (termasuk penyusunan JRA)
    Pembuatan sistem kearsipan
    Sistem kearsipan yang dirancang dan dibuat sesuai dengan kondisi dan keinginan instansi masing-masing, sehingga akan membantu di dalam kelancaran kegiatan administrasi, karena sistem tersebut meliputi sejak arsip diciptakan, digunakan sampai dengan disusutkan
    Penyempurnaan sistem kearsipan
    Menyempurnakan sistem yang telah ada dengan memperhatikan kaidah-kaidah kearsipan sehingga merupakan sistem yang aplikatif
    Otomasi kearsipan
    Penggunaan sarana elektronik guna mendukung pengelolaan arsip/dokumen agar informasinya dapat diakses dengan lebih cepat
    Keuntungan menggunakan jasa kearsipan arsip nasional
    ANRI adalah Lembaga Pemerintah yang melaksanakan pembinaan dan pengawasan di bidang kearsipan (KEPPRES No. 03 Tahun 2003) yang berkewajiban menyelamatkan dan melestarikan arsip baik milik instansi Pemerintah maupun Swasta sebagai pertanggungjawaban nasional. Memiliki tenaga-tenaga ahli lulusan dari dalam dan luar negeri serta didukung oleh tenaga ahli Arsiparis yang profesional
    keuntungan lainnya
     Menghemat tempat penyimpanan
     Kerahasiaan dan keamanan terjamin
     Biaya murah
     Mudah dijangkau karena berada di wilayah strategis
     Memudahkan dan mempercepat penemuan kembali.
     Mendukung Undang-Undang dan Peraturan Pemerintah dalam penyelamatan dan pelestarian arsip/dokumen.
    BAB IV
    ARSIP DINAMIS
    PROSES DAUR HIDUP ARSIP
    Dari hasil observasi yang kami lakukan di ANRI, dapat kami peroleh berbagai informasi mengenai sistem manajemen kearsipan yang diterapkan dalam mengelola arsip baik arsip dinamis maupun statis.
    a. Penciptaan (Creation)
    Arsip yang dikelola dalam bentuk surat menyurat, sebelum didistribusiakan ke bagian yang menjadi tujuan wajib melalui bagian persuratan untuk dicatat, disentralkan di buku agenda surat. Selain itu, dari surat yang masuk atau keluar di berikan klasifikasi subyek dari atau ke bagian yang bersangkutan. Kode departemen ini telah disusun sesuai dengan buku pedoman yang telah di sepakati dan digunakan oleh seluruh bagian departemen di ANRI. (terlampir).
    Bagian persuaratan merupakan portal utama yang mencatat dan mengendalikan surat masuk dan surat keluar. Surat baik yang masuk maupun keluar di catat di buku agenda (agenda surat masuk / agenda surat keluar). Untuk agenda surat masuk yang bersifat penting menggunakan buku agenda kendali, sedangkan surat masuk yang bersifat biasa menggunakan buku agenda biasa.
    Alur penciptaan Arsip Aktif (surat)

    Dari gambar alur surat tersebut dapat kita simpulkan, bahwa arsip aktif yang tercipta di setiap departemen harus melalui prosedur awal (bagian persuratan) sampai ke departemen bersangkutan menjadi arsip aktif. Contoh pencatatan dalam buku agenda terlampir.
    b. Distribusi
    Pendistribusian arsip dilakukan setelah proses pencatatan di bagian persuratan telah selesai. Hal ini dimaksutkan agar setiap arsip yang masuk / keluar telah terekam dalam memori buku agenda atau di komputer. Dalam distribusinya arsip asli di salurkan ke departemen yang menjadi tujuan surat, namun demikian bagian pengelolan arsip diberikan copy dari surat tersebut sebagai bahan informasi untuk disimpan sampai dengan jangka waktu arsip asli aktif menjadi inaktif dan diserahkan ke bagian kearsipan.
    Peta Distribusi Arsip (surat)

    Arus Surat keluar
    Arus surat masuk
    Peta alur tersebut menunjukkan proses distribusi surat baik masuk / keluar, sampai arsip yang telah tercipta dipergunakan oleh departemen yang bersangkutan. Contoh klasifikasi surat terlampir.
    Pemindahan Arsip dari unit kerja ke pusat arsip

    Arsip Retensi 2 tahun : Pemindahan arsip dari departemen yang bersangkutan ke pusat arsip atau dari aktif menjadi inaktif dengan jangka maksimal 2 tahun
    Pengelompokan masalah : Arsip yang akan telah menurun nilainya di kelompokkan berdasarkan sifatnya (penting atau biasa). Pengelompokkan arsip di ANRI telah dilakukan oleh setiap departemen yang bersangkutan.
    Menata menurut jenis kesamaan berkas / jenis dokumen : Kesamaan berkas dimaksudkan untuk memudahkan dalam pencaraian berikutnya bila arsip tersebut diperlukan lagi.
    Memberi nomor berkas : Nomor berkas di berikan pada filing sesuai dengan kode kalsifikasi departemen yang bersangkutan.
    Masukkan ke kotak standard, labelling dan beri nomor : Mengumpulkan arsip dalam bok standard, dengan memberikan label bok serta nomor bok untuk dicatat dalam lembar DAI sebagai bukti dan agenda petunjuk dalam pencaraian.
    Pembuatan DAI (daftar arsip inaktif) : Daftar Arsip Inaktif adalah catatan singkat tentang arsip yang akan dikirim ke pusat arsip dalam jumlah tertentu.
    Pemberitahuan ke Pusat arsip : Pemberitahuan ini dilakukan dengan mengirimkan surat ke kepala bagian kearsipan mengenai permohonan pemindahan arsip ke pusat arsip.
    Konfirmasi & tempat penerimaan dari pusat arsip : Pusat arsip setelah menerima permohonan pemindahan arsip dari departemen tertentu menindak lanjuti dengan memberikan kesepakatan pengiriman arsip, apakah langsung ke pusat arsip atau ke departemen bagian kearsipan.
    Pengiriman ke pusat arsip dengan lampiran DAI rangkap 2 : Proses terakhir pemindahan arsip dari aktif ke inaktif, dengan menyertakan daftar arsip inaktif yang diberikan ke bagian pusat arsip (record centre).

    Penerimaan Arsip Inaktif di pusat arsip

    Pengiriman arsip dari unit kerja : Arsip yang telah dikonfirmasi untuk dipindahakan dikirim ke pusat arsip.
    Penerimaan arsip, Bapa, Dai dan cek jumlah boks : Bagian kearsipan di pusat arsip meneliti jumlah boks dengan Daftar arsip inaktif beserta berita acara pemindahan arsip inaktif.
    Periksa kelengkapan arsip dengan Dai : Periksa ulang arsip yang dikirim berdasrkan daftar arsif inaktif.
    Dai lembar 1 dikirim ke unit kerja : Sebagai bukti penyerahan arsip ke pusat arsip utnuk disimpan oleh bagian yang bersangkutan.
    Koreksi Bapa dan Dai : sebelum pengesahan BAPA dan DAI.
    Simpan Bapa lembar 2 dipusat arsip : BAPA yang tersimpan di pusat arsip sebagai bukti penyerahan arsup ke pusat arsip dan lembar pertama di simpan departemen yang bersangkutan.

    Peminjaman arsip di pusat arsip
    Tidak

    Ya

    Unit kerja peminjam arsip : departemen atau bagian yang ignin meminjam arsip.
    Menerima dan verifikasi surat tugas : Menyerahkan surat tugas peminjaman kepada bagian kearsipan.
    Mengisi bon pinjam arsip : Mengisi formulir peminjaman arsip yang telah disediakan.
    Mengambil dan periksa kelengkapan arsip : Memeriksa arsip yang akan dipinjam.
    Serah terima arsip dan catat di buku peminjaman : Menerima arsip dari petugas pusat arsip serta mengisi buku agenda peminjaman arsip.
    Tenggang waktu peminjaman 10 hari kerja : Batas waktu peminjaman arsip 10 hari kerja.
    Terima dan periksa kelengkapan arsip : Mengembalikan arsip ke pusat arsip.
    Simpan arsip ke tempat semula : arsip yang telah selesai dipinjam dikembalikan ke tempat semula.
    Catat di buku peminjaman : mencatat pengembalian arsip di buku peminjaman sebagai keterangan bahwa arsip yang dipinjam telah dikembalikan.
    Penyimpanan
    Proses penyimpanan arsip di pusat arsip

    Perawatan Arsip
    Pembenahan / penataan arsip / dokumen
    Membantu merekonstruksi/menata ulang dan melaksanakan pembenahan / penataan arsip / dokumen secara tepat dan benar baik fisik maupun informasinya. Hasil dari pembenahan arsip / dokumen adalah tertatanya fisk dan informasi berupa daftar sebagai jalan masuk untuk penemuan kembali arsip/dokumen yang dapat dibuat secara manual maupun elektronik
    Penyimpanan arsip / dokumen
    Menyediakan jasa penyimpanan sekaligus layanan pemakaian arsip / dokumen, pengiriman boks dan pengambilan arsip / dokumen. Ruang penyimpanan dirancang dengan spesifikasi ruang tahan api dan menggunakan AC selama 24 jam untuk Magnetic Tape, Catridge, CD-Rom, Disket, Mikrofilm, Microfiche dan Arsip Vital
    Perawatan arsip / dokumen
    Layanan jasa perawatan arsip / dokumen meliputi perawatan arsip /dokumen, fumigasi, laminasi arsip / dokumen tekstual / kertas yang telah rusak / rapuh, dan penjilidan arsip / dokumen serta pengujian arsip konvensional
    Alih media arsip / dokumen
    Mengerjakan alih media arsip / dokumen dari media konvensional ke media baru.
    Reproduksi arsip / dokumen
    Mengerjakan reproduksi arsip / dokumen dari berbagai ukuran dan jenis yang dibutuhkan, baik arsip tekstual maupun media baru.
    Pemeliharaan dan perawatan pusat arsip / dokumen
    Bagi organisasi pemerintah maupun swasta yang sudah memiliki pusat arsip / dokumen sendiri, Pusat Jasa Kearsipan memberikan layanan jasa dalam pemeliharaan dan perawatan pusat arsip / dokumen.
    Pengadaan peralatan / sarana kearsipan
    Menyediakan peralatan / sarana kearsipan baik untuk arsip tekstual maupun arsip media baru, seperti : Boks arsip, rak arsip, folder, guide, mikrofiche 16 mm dan 35 mm, dll.
    Pemusnahan arsip di pusat arsip
    Terhadap arsip-arsip yang dipertimbangkan tidak memiliki nilai jangka panjang, dapat dilakukan pemusnahan, namun harus sesuai dengan ketentuan yang berlaku, antara lain:
     dikonsultasikan dengan Arsip Nasional;
     dibuatkan Daftar Arsip yang Dimusnahkan;
     diketahui oleh pejabat yang berwenang;
     dibuatkan Berita Acara Pemusnahan; dan
     pemusnahannya harus dilakukan secara tuntas
    Peta Pemusnahan Arsip dipusat arsip

    Tidak

    Ya

    Konfirmasi persetujuan atas batas waktu : Melakukan konfirmasi antara pengelola pusat arsip dengan bagian pemilik arsip untuk melakukan pemusnahan arsip yang sudah tidak terpakai.
    Usul pemusnahan terhadap pejabat berwenang : Permintaan persetujuan dari kepala bagian pemilik arsip, Kepala bagian pusat kearsipan dan Kepala arsip Nasional.
    Simpan : Jika arsip inaktif yang akan dimusnahkan memiliki nilai yang bersifat statis maka akan disimpan ke depo arsip statis. Arsip dinamis inaktif yang disimpan lagi secara permanen di depo arsip tidak lebih dari 6 % dari jumlah keseluruhan arsip yang ada.
    Pelaksanaan Pemusnahan : Pemusnahan arsip bisa dilakukan dengan tiga cara yaitu : dibakar, dihancurkan, didaur ulang oleh pihak ke tiga dengan saksi pada saat proses penghancuran daur ulang.
    Saksi : Saksi pemusnahan arsip dihadirkan dari pihak lain untuk menjamin keabsahan proses pemusnahan.
    Tanda tangan BAPEA & DAUM rangkap 2: persetujuan dan penandatanganan pelaksanaan pemusnahan arsip pada Daftar Arsip Usul Musnah dan pada Berita Acara Pemusnahan Arsip.

    BAB V
    ARSIP STATIS
    Arsip statis merupakan arsip yang sepanjang hayatnya akan disimpan dan dirawat sebagai sumber informasi secara permanen. Dari ahasil observasi yang kami lakukan, arsip statis yang tersimpan di ANRI memiliki khasanah yang sangat luas, terutama yang berkaitan dengan sejarah bangsa baik pada masa kolonial Belanda, Inggris, Jepang maupun masa Republik Indonesia.
    a. Koleksi Arsip Statis
    Koleksi arsip statis yang dimiliki ANRI sudah banyak dari peninggalan masa kolonial Belanda. Pada saat kami melakukan observasi, koleksi dari peninggalan Belanda masih banyak yang belum tersusun secara baik di bok file. Hal ini disebabkan olah banyaknya arsip yang harus di kelola berdasarkan Pembentukan Daerah Hindia Belanda dan Masa kemerdekaan. Selain itu, arsip pada masa kolonial belanda menggunakan bahasa belanda, bahkan ada yang menggunakan huruf poliografi. dan semua arsip dalam berbagai bahasa harus diklasifikasikan sesuai dengan kategorinya dengan cara pengelola menterjemahkan informasi yang tersimpan ke dalam bahasa Indonesia.
    Demikian pula arsip pada masa kolonial Inggris. Namun pada masa Jepang, Koleksi arsip hampir tidak ada. Hal ini menurut sumber kepala bidang penyimpanan arsip (Ibu Endang), sebelum meninggalkan Indonesia, Jepang telah memusnahkan semua arsip mengenai kegiatan di Indonesia. Dengan begitu berbagai peristiwa yang terjadi pada masa Jepang tidak tersimpan di arsip dan jika ada hanya sedikit sekali jumlahnya.

    b. Cara Menambah Khasanah Arsip
    Arsip statis di ANRI saat ini terdiri dari berbagai Arsip,
     Arsip Peninggalan Belanda
     Arsip Peninggalan Inggris
     Arsip Masa Republik Indonesia
     Akuisisi
     Penitipan baik dari instansi pemerintah, swasta maupun perseorangan.
    Penambahan khasanah arsip statis di ANRI dilakukan oleh tim Akuisisi. Tim akuisisi bekerja secara independen untuk mencarai dan memperolah Arsip statis baik dari departemen pemerintahan, swasta, ataupun Perseorangan yang pada arsip tersebut memiliki nilai sejarah atau ilmu pengetahuan.
    Setelah tim akuisisi memperolah arsip dari hasil pencarian, maka arsip tersebut langsung diserahkan ke bagian depo arsip untuk disimpan secara permanen

    Peta penambahan arsip statis

    Tidak

    Ya

    c. Perawatan dan Penyimpanan
    Perawatan arsip mencakup semua aktivitas untuk memperpanjang usia guna arsip-arsip statis. Preservasi dilakukan untuk mengurangi deteriorasi fisik dan kimia yang terjadi pada arsip-arsip dan untuk mencegah hilangnya isi informasional yang dikandungnya. Aktivitas-aktivitas ini mencakup pemberian suatu lingkungan yang stabil bagi semua jenis media arsip, menggunakan metode-metode penanganan dan penyimpanan yang aman, menduplikasi bahan-bahan yang tidak stabil (misalnya nitrate film, thermofax) ke suatu media yang stabil, mengkopi bahan-bahan yang potensial mengalami kerentanan ke suatu format yang stabil (misalnya dimikrofilmkan atau didigitalisasi), menyimpan arsip-arsip dalam tempat-tempat penyimpanan yang terbuat dari bahan yang stabil (misalnya, boks dokumen yang terbuat dari kertas karton “bebas asam”), memperbaiki dokumen-dokumen untuk melestarikan format asli mereka, membuat program kontrol terhadap hama perusak dan menyiapkan rencana pemulihan bencana yang memasukkan rencana-rencana untuk kesiapan dan respon terhadap terjadinya bencana.

    Preservasi
    Arsip Nasional dibagi menjadi program restorasi arsip konvensional dan restorasi arsip media baru, di bawah Direktorat Preservasi, yang membawahi Subdirektorat Retorasi, Subdirektorat Reproduksi dan Subdirektorat Instalasi Laboratorioum.
    Aktivitas di Subdirektorat Restorasi mencakup aktivitas-aktivitas untuk melestarikan usia guna arsip-arsip konvensional dalam format asli mereka. Memperbaiki dan menstabilkan arsip-arsip tekstual (naskah-naskah baik yang dijilid maupun yang tidak dijilid, dan juga kartografi), dan bertanggung jawab juga terhadap pemeliharan dan perawatan arsip-arsip media baru yang mencakup gambar bergerak, foto, mikrofilm, arsip rekaman suara. Subdirektorat ini berkerja sama dengan Instalasi Laboratorim dalam melakukan uji laboratorium terhadap arsip yang akan maupun yang telah direstorasi, dan juga bekerja sama dengan Subdirektorat Reproduksi dalam rangka memformat ulang dan menduplikasi arsip-arsip baik dalam format tekstual maupun non-tekstual dalam rangka pelsetarian dan pelayanan arsip. Kegiatan ini mencakup menduplikasi film-film bergerak, foto, mikrofilm dan arsip rekaman suara; memikrofilmkan arsip-arsip tekstual; memformat ulang arsip-arsip rekaman dari format-format yang telah usang dan tidak dapat digunakan pada peralatan playback yang ada, serta melakukan digitalisasi arsip. Aktivitas-aktivitas ini akan menghindari arsip-arsip yang rentan untuk digunakan secara langsung, namun tetap memberikan akses ke isi informasional yang dikandungnya dengan cara menangkap informasi tersebut ke format yang baru. Restorasi dan reproduksi arsip harus memepertimbangkan aspek reliabilitas dan otentisitas sehingga struktur, isi dan konteks arsip tersebut tetap terjaga. Preservasi arsip juga mencakup program pemulihan terhadap bencana.
    Bagian dari proses preservasi ini adalah melakukan kegiatan perawatan, perbaikan dan pengawetan arsip konvensional dan media baru. Kegiatan ini dilakukan oleh petugas khusus yang memahami seluk-beluk perawatan arsip untuk melestarikan format asli mereka. Para petugas ini memeriksa dan menilai kondisi bahan-bahan yang terkandung di dalam arsip-arsip tersebut, selanjutnya memberikan saran-saran tindakan penyelamatan (perbaikan) untuk mencegah deteriorasi lebih lanjut, memberi rekomendasi perawatan untuk meningkatkan kondisi, dan juga melakukan dokumentasi perawatan yang telah dilakukan terhadap arsip-arsip. Dokumentasi perawatan ini penting karena akan memberikan informasi kepada para arsiparis atau pihak berkepentingan dimasa mendatang mengenai apa yang telah dilaksanakan terhadap arsip-arsip yang bersangkutan dimasa lampau. Beberapa perawatan yang dapat dilaksanakan terhadap sebuah arsip antara lain pembersihan (cleaning), menghilangkan materi-materi penyebab kerusakan (misalnya, jamur atau bahan-bahan pelekat yang merusak), memperbaiki sobek, melakukan deacidifikasi arsip-arsip yang beresiko mengalami rusak akibat asam dan menyediakan wadah penyimpan yang baik yang terbuat dari bahan-bahan

    d. Penggunaan bagi Peneliti
    Peneliti dapat melakukan penelusuran arsip, dengan menggunakan Sarana Penemuan Arsip (finding aid) sesuai dengan topik penelitiannya. Sarana Penemuan Arsip merupakan semua jenis sarana penemuan arsip yang digunakan untuk menunjukkan khasanah arsip, berupa buku ikhtisar khasanah/koleksi arsip seperti indeks, klapper, daftar inventanis arsip, dan lain-lain

    Prosedur bagi peneliti arsip statis
    1. Mengajukan surat izin dari instansi untuk penelitian.
    2. Mengisi buku tamu di ruang baca
    3. Bagi para veteran bisa memperoleh layanan hanya dengan menggunakan KTP.
    4. Konsultasi dengan pengelola ruang baca. Pengguna harus memiliki gambaran awal tentang objek / bahan yang akan dicari.
    5. Mencari arsip yang diinginkan dengan menelusuri katalog baik manual dalam buku indeks / dengan kompiuter. ( daftar, Periode, dll)
    6. Mencari arsip sesuai dengan periode. (K= kolonial, RA = Republik, RB= perorangan).
    7. Mengisi formulir peminjaman. (contoh form. Peminjaman terlampir).
    8. Menungggu petugas pengelola ruang baca mengkonfirmasikan arsip yang diinginkan dengan pihak pengelola depo arsip.
    9. Menerima arsip yang akan diteliti / di baca.
    10. Tidak doperbolehkan membawa arsop keluar dari ruang baca, tetapi boleh digandakan pada bagian tertentu sesuai keinginan.

    BAB VI
    DIORAMA ARSIP SEJARAH PERJALANAN BANGSA
    ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

    Diorama sejarah perjalanan Bangsa adalah pengungkapan proses dinamika bangsa dari masa ke masa yang ditampilkan mealui perpaduan arsip, seni dan teknologi. Tujuanya adalah untuk mengangkat peranan arsip sebagai bagian yang penting guna memupuk semangat kesatuan dan persatuan bangsa serta kecintaan terhadap tanah air, disamping sebagai simpul pemersatu bangsa.
    Hal ini dimaksutkan untuk mewujudkan salah satu dari misinya yakni memberikan akses arsip kepada publik untuk kepentingan pemerintahan, pembangunan, penelitian, dan ilmu pengetahauan untuk kesejahteraan rakyat sesuai dengan perturan perundang-undangan dankaidah-kaidahkearsipan demi kemaslahatan bangsa.
    a. Hall A
    Menyediakan fasilitas digital box, berupa katalog diorama sejarah perjalanan bangsa diantaranya arsip khusus mengenai berbagai peristiwa serta tokoh nasional yang berperan dalam sejarah perjalanan bangsa.
    Selain itu, di hall A, juga tersimpan berbagai arsip mengenai batu prasasti yang memiliki nilai sejarah pada masanya. Batu prasasti yang tersimpan di diorama arsip bukanlah batu prasasti aslinya, tetapi replika yang diciptakan sedemikian rupa menyamai aslinya. Tujuanya utnuk menganalkan kepada para pengunjung mengenai sejarah bangsa pada zaman dahulu, dan prasasti asli tersimpan di museum masing-masing.
    b. Hall B
    Masa kejayaan nusantara hingga masa penjajahan di tampilkan oleh dua kerajaan besar yang pada masanya berhasilmenguasai wilayah nusntara, yakni kerajaan Majapahit dan kerajaan Sriwijaya.
    Fasilitas yang disediakan adalah digital box dan globe peta penyebaran tokoh tempat lokasai perjuangan. Selain itu juga ditampilkan foto-foto pahlawan nasional, seperti Hasanuddin, Ny. Ageng serang, Diponegoro, dll.
    Digital box dan peta penyebaran memberikan pilihan untuk bisa mengatahui lokasi daerah perjuangan para pahlawan nasional, dan dalam peta akan memberikan petunjuk sebuah lampu sinyal lokasi yang telah disusun sedemikian rupa untuk menjelaskan lokasi tokoh perjuangan.
    c. Hall C
    Menyediakan tampilan pergerkan tokoh-tokoh pemuda pada awal tahun 1928. Naskah asli sumpah pemuda menjadi bagian materi display. Selain itu terdapat replika peristiwa sumpah pemuda yang di wujudkan dalam patung-patung sebagai simbol pergerakan.
    Yang sangat pentig di hall C adalah terdapatnya arsip audio tentang lagu Indonesia Raya dalam versi 1 stanza dan versi 3 stanza. Dari audio ini akan bisa kita bedakan antara lagu Indonesia Raya yang sekarang sering dikumandangkan dengan versi lamanya.
    d. Hall D
    Hal D menyajikan peristiwa pembuatan bendera pusaka sangsaka merah putih yang di jahit oleh Ibu Fatmawati. Disajikan pula mengenai replika pembacaan teks prokalamasi Oleh Soekarno yang di sertai dengan audio asli dari suara soekarno.
    Selain itu terdapat juga replika mengenai konferensi KMB, Asia Afrika, Perjanjian Renvile serta perundingan LingGar Jati.
    e. Hall E
    Di hall E menyajikan tentang ancaman dan hantaman terhadap Indonesia yang baru merdeka. Konflik ini muncul dari internal dan eksternal.
    f. Hall F
    Peristiwa yang sangat bersejarah di negeri ini adalah kasus pemberontakan oleh G 30 S PKI. Di hall F, peristiwa ini di tampilakan dalam replika para pahlawan revolusi, Audio Video terjadinya G 30 S PKI. Dalam penyajian design yang bernuansakan renungan membawa suasana seperti ikut masuk kedalam peristiwa tersebut.
    g. Hall G
    Memuat peristiwa antara 1998-2008, yakni terjadinya pergantian presiden sebanyak empat kali, perubahan amandemen UUD 1945, terbitnya UU Otonomi Daerah, lepasnay provinsi Timor-timur dari NKRI, perdamaian dengan GAM, serta bencana Tsunami yang terjadi di Aceh.
    Selain itu, tersedia pula audio video mengenai gerakan reformasi yang menggulingkan kekuasaan orde baru. Dan kerusuhan mei 1998 ditampilkan dalam ruangan lorong / goa.
    h. Hall H
    Menyajikan film dokumenter yang menceritakan sejarah perjuangan bangsa dari tahun 1942 sampai dengan sekarang.

    BAB VII
    PENUTUP

    Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan mengamanatkan penyelamatan dan pemanfaatan arsip dalam rangka kehidupan berbangsa dan bernegara. Dalam konteks ini, khususnya dalam rangka pemanfaatan arsip, perlu diambil langkah-langkah strategis agar peranan arsip sebagai bahan pertanggungjawaban nasional dapat menyentuh secara langsung pada upaya-upaya pencapaian tujuan nasional.
    Selain itu arsip pada dasarnya berperan juga sebagai memori kolektif bangsa, dan juga sebagai cermin jatidiri suatu bangsa. Dari khasanah arsip suatu bangsa dapat dilihat bagaimana sosok bangsa tersebut pada jamannya. Masyarakat internasional menyadari bahwa bangsa yang beradab adalah bangsa yang sadar akan jati dirinya. Dalam hal ini, masyarakat akan bersikap dan berperilaku terhadap arsip dengan cara yang jujur dan penuh rasa hormat.
    Dewasa ini Bangsa Indonesia menghadapi berbagai permasalahan yang kompleks dalam upayanya menemukan format baru penyelenggaraan kehidupan berbangsa dan bernegara, banyak kalangan yang tertegun dengan wajah Indonesia saat ini. Benar demikiankah jati diri bangsa ini? Beranjak dari permasalahan tersebut, para pakar di bidang masalah sosial kemasyarakatan menganjurkan bangsa kita untuk bercermin pada masa lalu, untuk paling tidak merenung siapa sebenarnya kita ini. Ajakan tersebut tentunyalah ditujukan untuk semua lapisan masyarakat.

  2. NOTULEN DISKUSI MANAJEMEN KEARSIPAN

    Hari Tanggal : Selasa 29 Desember 2009
    Tempat : Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan Lt. 5 Ruang 513
    Jenis kegiatan : Presentasi dan Diskusi
    Tema : Laporan Observasi Manajemen Kearsipan di Arsip Nasional Republik Indonesia
    Presentator : Kelompok Pertama :
    1. Baihaki
    2. Nelli Amaliyah
    3. Pupah Jamael
    4. Soim Setyo Pambudi
    Moderator : Dwi Prasetyawati
    Fasilitator : Ibu Ulfah Andayani ( Dosen Pembimbing Manajemen Kearsipan)
    Peserta : 24 Peserta hadir dalam diskusi
    Waktu : Pukul 15.20 WIB s/d 17.30 WIB

    RINCIAN KEGIATAN

    a. Sesi Pertama Pembukaan
    Pembukaan diskusi dilakukan oleh Moderator (Dwi Prasetyawati) yang dibuka dengan membaca Basmalah.
    b. Sesi Kedua Presentasi
    Presentasi laporan hasil observasi manajemen kearsipan di ANRI oleh 4 presentator, yakni : Baihaki, Nelli Amaliyah, Pupah Jamael & Soim Setyo P.
    c. Sesi Ketiga Diskusi dan Tanya Jawab dibimbing oleh Moderator
    Tahap Pertama
    1. Adi : Apakah Pemusnahan itu penting dilakukan, dan bagaimana mekenisme pemusnahanya ? Lalu bagaiman jika arsip tersebut masih diperlukan dikemudian hari ?
    2. Bayu : Apakah Rencana Anggaran dan Belanja Sekolah (RAPBS) termasuk arsip dalam lingkup lembaga Pendidikan ?
    3. Siti Nur’Aini : Apakah syarat-syarat untuk menyimpan Arsip di ANRI baik Perorangan maupun dari lembaga ?
    Tahap Kedua
    1. Anglir Amaranggani : Bagaimana sistem manajemen kearsipan di ANRI antara Arsip internal dan arsip yang dikelola sebagai arsip statis, apa ada kesamaan atau berbeda, jelaskan!
    2. Febri : Berapakah Biaya yang harus dikeluarkan oleh pihak lain baik perorangan maupun lembaga yang ingin menitipkan arsipnya di ANRI?
    3. Abdul Muadz : Bagaimana sistem Penyimpanan dan perawatan yang dilakukan di ANRI pada arsip statis dan dinamis inaktif?
    d. Diskusi dan Menjawab Pertanyaan Peserta
    Tahap Pertama
    1. ADI
    Pemusanahan Arsip sangat perlu dilakukan, hal ini karena dari berbagai kegiatan dan aktivitas di organisasi selalu tercipta arsip yang terekam dalam hard copy atau arsip cetak. Jika Arsip yang setiap hari tercipta tidak diberikan jadual pemusnahan maka akibatnya adalah terjadi penumpukan arsip. Padahal arsip yang tercipta memiliki nilai guna yang berbeda sesuai dengan informasi yang tekandung di dalamnya.
    Mekanismen Pemusnahan Arsip yang dilakukan di Anri dengan tiga cara, yaitu : dibakar, dihancurkan dengan mesin penghancur dan di daur ulang oleh pihak ketiga.
    Terhadap arsip-arsip yang dipertimbangkan tidak memiliki nilai jangka panjang, dapat dilakukan pemusnahan, namun harus sesuai dengan ketentuan yang berlaku, antara lain:
     dikonsultasikan dengan Arsip Nasional;
     dibuatkan Daftar Arsip yang Dimusnahkan;
     diketahui oleh pejabat yang berwenang;
     dibuatkan Berita Acara Pemusnahan; dan
     pemusnahannya harus dilakukan secara tuntas

    Pada proses daur ulang apakah yakin dilakukan pemusnahan ? : sesuai dengan hasil observasi, bahwa dalam proses penghancuran arsip untuk didaur ulang menyertakan saksi dari pihak ANRI agar proses daur ulang benar-benar dilakukan sesuai dengan mekanisme sehingga informasi yang ada dalam arsip tidak bisa digunakan lagi.
    Untuk arsip yang kemungkinan masih digunakan, sebelum proses pemusnahan arsip dilakukan harus mendapat konfirmasi dari pihak terkait pemilik arsip. Selain itu, pemusnahan arsip harus mendapat persetujuan dari pejabat yang berwenang sebelum dilakukan proses pemusnahan. Selain itu telah disusun juga tentang daftar usul arsip musnah (DAUM), yang mana kategori arsip yang masuk dalam daftar DAUM sudah tidak ada manfaatnya lagi

    2. BAYU AJI PRATAMA
    RAPBS dalam lembaga pendidikan termasuk dalam arsip. Bahkan rancangan yang menjadi program APBS menjadi arsip yang vital dalam lembaga pendidikan. Hal ini karena APBS akan menjadi acuan dalam pelaksanan kegiatan pendidikan dalam jangka satu tahun. Selain itu, APBS juga menjadi bukti pada proses penyusunan laporan pertanggung jawaban (LPJ) tentang penggunaan anggaran disekolah selama satu tahun.
    Jika RAPBS yang tersusun menjadi APBS tidak disimpan sebagai arsip dinamis aktif, maka akan terjadi kesulitan pada proses LPJ di akhir tahun. Mengingat pentingnya informasi yang terekam dalam APBS, seharusnya disimpan secara permanen di lembaga pendidikan karena bisa dimanfaatkan dan digunakan sebagai rujukan serta bahan evaluasi pada program yang akan datang.

    3. SITI NUR’AINI
    ANRI adalah lembaga independent yang bekerja untuk menyimpan serta merawat arsip, baik dari perorangan, lembaga Pemerintahan/swasta, maupun hasil dari penambahan tim akuisisi.
    Berdasarkan keterangan dari Bapak Heri (Arsiparis), tidak ada persyaratan khusus dalam penitipan arsip di ABRI. Kategori arsip yang biasa dititipkan adalah arsip yang memiliki nilai informasi yang sangat vital baik bagi lembaga maupun perorangan.
    Untuk lembaga pemerintahan semua instansi telah menitipkan arsip statisnya di ANRI yang disimpan secara permanen di depo arsip statis. Sedangkan lembaga/organisasi swasta yang telah menitipkan arsipnya adalah beberapa partai politik di Indonesia. Menurut ibu Endang (pengelola depo arsip statis), arsip dari partai politik terdiri dari SK pendirian partai politik, Surat-surat keputusan MUBES PARPOL, Laporan Pertanggung Jawaban Keuangan Parpol, serta berbagai arsip mengenai MOU yang dilakukan oleh parpol dengna pihak-pihak tertentu.
    Untuk perorangan yang telah meitipkan arsip pribadinya di ANRI adalah : seluruh wakil presiden yang pernah menjabat, Sri Sultan Hamengkubuwono IX, Pak Bondan (tokoh BPUPKI), dan Moh. Yamin. Mengenai isi informasi dalam arsip tersebut pihak ANRI tidak diperkenankan mengetahuinya tanpa seizin pemilik arsip. Sehingga, sejauh ini pengelola depo arsip tidak mengetahui informasi apa yang tersimpan dalam arsip pribadi yang telah dititipakan di ANRI.

    Tahap kedua
    1. ANGLIR AMARANGGANI
    Arsip internal merupakan arsip dinamis yang terdiri dari arsip aktif dan inaktif. Untuk arsip aktif disimpan oleh masing-masing unit kerja yang menggunakan arsip tersebut dalam kegiatan organisasi. Pemindahan arsip aktif ke inaktif berdasarkan Jadual retensi arsip (JRA) yaitu maksimal 2 tahun. Penyimpanan arsip aktif di unit kerja seperti penyimpanan arsip pada lembaga organisasi lainya. Arsip yang ada di klasifikasikan berdasarkan subjek unit kerja dan dimasukan ke dalam folder dan disimpan dalam filing cabinet.
    Arsip aktif yang akan dialihkan menjadi arsip inaktif di tata dalam bok standar yang disertai dengan daftar arsip inaktif (DAI), dan pada penyerahanya ke pihak record centre menyertakan berita acara pemindahan arsip (BAPA). Dalam perawatan dan penyimpanan pihak ANRI menyediakan jasa penyimpanan sekaligus layanan pemakaian arsip / dokumen, pengiriman boks dan pengambilan arsip / dokumen. Ruang penyimpanan dirancang dengan spesifikasi ruang tahan api dan menggunakan AC selama 24 jam.
    Sedangkan dalam perawatan Arsip statis dengan cara khusus. Hal ini disebebkan karena arsip statis dalam bentuk cetak sudah berusia sangat lama. Dari masa kolonial belanda sampai masa Republik Indonesia. Layanan jasa perawatan arsip / dokumen meliputi perawatan arsip /dokumen, fumigasi, laminasi arsip / dokumen tekstual / kertas yang telah rusak / rapuh, dan penjilidan arsip / dokumen serta pengujian arsip konvensional.

    2. FEBRIYANA NATASYA
    Berdasarkan keterangan hasil observasi mengenai biaya penitipan arsip baik oleh lembaga organisasi maupun perorangan, kami tidak memperoleh ketentuan secara khusus. Namun, menurut bapak Heri, biaya yang harus dibayarkan ke pihak ANRI adalah sesuai dengan kesepakatan perjanjian dari kedua belah pihak sesuai dengan jenis arsip, kualitas informasi yang ada pada arsip, serta jangka waktu penitipan arsip di ANRI.
    Mengenai contoh biaya yang dibebankan kepada pengguna jasa penitipan arsip kami tidak bisa mengakses informasi lebih dalam. Hal ini disebabkan karena pihak depo arsip tidak bisa memberikan keterangan ke pihak luar.

    3. ABDUL MUADZ
    Perawatan arsip mencakup semua aktivitas untuk memperpanjang usia guna arsip-arsip statis. Preservasi dilakukan untuk mengurangi deteriorasi fisik dan kimia yang terjadi pada arsip-arsip dan untuk mencegah hilangnya isi informasional yang dikandungnya. Aktivitas-aktivitas ini mencakup pemberian suatu lingkungan yang stabil bagi semua jenis media arsip, menggunakan metode-metode penanganan dan penyimpanan yang aman, menduplikasi bahan-bahan yang tidak stabil (misalnya nitrate film, thermofax) ke suatu media yang stabil, mengkopi bahan-bahan yang potensial mengalami kerentanan ke suatu format yang stabil (misalnya dimikrofilmkan atau didigitalisasi), menyimpan arsip-arsip dalam tempat-tempat penyimpanan yang terbuat dari bahan yang stabil (misalnya, boks dokumen yang terbuat dari kertas karton “bebas asam”), memperbaiki dokumen-dokumen untuk melestarikan format asli mereka, membuat program kontrol terhadap hama perusak dan menyiapkan rencana pemulihan bencana yang memasukkan rencana-rencana untuk kesiapan dan respon terhadap terjadinya bencana.
    Proses preservasi adalah melakukan kegiatan perawatan, perbaikan dan pengawetan arsip konvensional dan media baru. Kegiatan ini dilakukan oleh petugas khusus yang memahami seluk-beluk perawatan arsip untuk melestarikan format asli mereka. Para petugas ini memeriksa dan menilai kondisi bahan-bahan yang terkandung di dalam arsip-arsip tersebut, selanjutnya memberikan saran-saran tindakan penyelamatan (perbaikan) untuk mencegah deteriorasi lebih lanjut, memberi rekomendasi perawatan untuk meningkatkan kondisi, dan juga melakukan dokumentasi perawatan yang telah dilakukan terhadap arsip-arsip. Dokumentasi perawatan ini penting karena akan memberikan informasi kepada para arsiparis atau pihak berkepentingan dimasa mendatang mengenai apa yang telah dilaksanakan terhadap arsip-arsip yang bersangkutan dimasa lampau. Beberapa perawatan yang dapat dilaksanakan terhadap sebuah arsip antara lain pembersihan (cleaning), menghilangkan materi-materi penyebab kerusakan (misalnya, jamur atau bahan-bahan pelekat yang merusak), memperbaiki sobek, melakukan deacidifikasi arsip-arsip yang beresiko mengalami rusak akibat asam dan menyediakan wadah penyimpan yang baik yang terbuat dari bahan-bahan tahan terhadam kadar asam.

    e. Partisipasi peserta dan Fasilitator
    Berbagai partisipasi yang telah dilakukan baik oleh peserta dan Fasilitator kami ucapkan terimakasih. Namun, kami mohon maaf tidak bisa mencantumkan semua kontribusi yang telah diberikan karena sangat banyak dan beraneka ragam.
    Dari hasil analisa kami, dalam forum diskusi yang kami lakukan, peserta sangat antusias mengikutinya. Sebuah penghargaan tersendiri bagi kami sebagai kelompok pertama, tak lupa kami mengucapkan terimaksih kepada semua peserta dan terutama kepada Dosen Pembimbing Ibu Ulfah Andayani.

    f. Penutup
    Sebelum forum presentasi dan diskusi ditutup, moderator mengucapkan terimakasih kepada Fasilitator, kelompok presentator, serta peserta yang telah memberiakan partisipasi dan berbagai kontribusinya.
    Penutupan diskusi dilakukan oleh moderator dengan mengucapkan Hamdalah.

    —–000—–

Komentar ditutup.